Câmara Municipal de Aracaju estabelece práticas sustentáveis em gestão de documentos
No exercício de um mandato, os parlamentares elaboram diversas proposituras como Projetos de Lei, Decretos Legislativos, Requerimentos e Moções, entre outros documentos de interesse da coletividade dos munícipes aracajuanos. A Câmara Municipal de Aracaju (CMA) foi criada em março de 1855 e, em 2024, contabiliza 43 legislaturas. São 169 anos de produção de documentos com valor histórico, os quais estão sob a responsabilidade do Setor de Arquivo Histórico da CMA, a área responsável pela gestão de toda a documentação produzida e recepcionada na instituição.
A gestão de documentos faz parte do primeiro eixo temático do Plano de Logística Sustentável (PLS) da CMA, inserida na matriz número cinco e relacionada ao 12º Objetivo de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da Organização das Nações Unidas (ONU): “Assegurar padrões de produção e de consumo sustentáveis”. A meta do PLS para a gestão de documentos nos 12 meses vindouros é “aperfeiçoar e racionalizar o arquivamento documental associado às atividades legislativas e administrativas”.
Registro Histórico e Documental
No passado, os registros documentais da Câmara de Vereadores de Aracaju enfrentaram situações adversas no tocante à preservação. Até 1989, quando a CMA se mudou para o Palácio Graccho Cardoso, a instituição funcionou em diversos endereços, muitos destes sem condições necessárias para o armazenamento desses registros históricos. A CMA foi inicialmente instalada no edifício que abrigava a Assembleia Provincial, mudando três anos depois para a rua da Aurora, atual avenida Rio Branco, onde funcionou até 1871. Nesse ano, a Câmara cedeu o edifício em que estava instalada para o funcionamento do Atheneu Sergipense e transferiu seus trabalhos para uma das salas da Casa de Prisão, atual Palácio Serigy. Em 1873, a Câmara solicitou ao presidente da Província que reformasse e devolvesse o prédio, retornando para a rua Aurora, onde funcionou até a década de 1920. Após a construção do Palácio Inácio Barbosa, atual Parque Teófilo Dantas, a Câmara se instalou em uma casa anexa a este, onde permaneceu até 1951, quando foi para uma casa localizada em outra área do Parque Teófilo Dantas, entre as ruas Capela e Santo Amaro.
Em 1962, mudou-se novamente para uma casa anexa ao Palácio Inácio Barbosa, ali funcionando até 1967, quando ganhou um novo endereço: praça João XXIII, na região da Estação Rodoviária Governador Luiz Garcia, permanecendo ali até se instalar no endereço atual, na praça Olímpio Campos.
As condições inadequadas a que estes documentos foram submetidos e a alta suscetibilidade do papel à deterioração por fatores como umidade, temperaturas elevadas e manejo incorreto incorreram na perda de documentos. Ainda houve extravio de documentação nos diversos deslocamentos de sede da instituição.
Arquivo e Gestão de Documentos na CMA nos dias atuais
Desde janeiro de 2024, o arquivo da CMA está localizado no anexo I, na rua Itabaiana, a poucos metros da sede do parlamento municipal. O local abriga 5.400 caixas de documentos, distribuídas em 96 estantes, além de livros e pacotes de documentos que ainda não foram estimados. Com a recente mudança para um novo prédio, o Setor de Arquivo Histórico se encontra em fase de reorganização interna. De acordo com o PLS, estão previstas ações como “aplicação de novo leiaute, retomada da digitalização do acervo com operacionalização de equipamento de scanner, desenvolvimento de estratégia para aperfeiçoar regras de guarda/arquivamento de documentos físicos e pesquisa de soluções para aprimoramento da gestão dos acervos digital e analógico”.
A presidente da comissão gestora do PLS, a analista administrativa da CMA, Verena Dalton, conta os desafios enfrentados na reestruturação do setor. Segundo Verena, muitos avanços foram conquistados no Setor de Arquivo Histórico da CMA e até o final do ano a digitalização do acervo será continuada. “O Setor de Arquivo Histórico é um dos que melhor simbolizam os muitos desafios enfrentados na história da CMA, desde sua fundação. Foram muitos percalços, limitações e perdas, mas tudo isso foi e tem sido encarado com muito trabalho e determinação para encontrar soluções, sem prejudicar a qualidade dos serviços e dos resultados para a população aracajuana”, disse Verena.
“Recentemente, tivemos algumas mudanças muito positivas: nosso arquivo foi para um local com melhor infraestrutura e a equipe, que era bastante reduzida, ganhou mais servidores. Devido a essa mudança planejada, o PLS priorizou como meta a conclusão dessa reorganização interna, a qual envolve ações como a aplicação de um novo leiaute até agosto e retomada da digitalização até dezembro, ambas em andamento. O scanner exclusivo para a digitalização do acervo foi incluído no nosso contrato recente de outsourcing de impressoras multifuncionais da Casa, já tendo sido instalado e preparado para uso pelo setor. Para seguir aperfeiçoando e racionalizando o arquivamento documental da CMA, também estamos nos articulando, com apoio total das duas superintendências (a Executiva e a de Relações Institucionais), para a adoção de outras medidas estratégicas, como a pesquisa de soluções através de benchmarking e o planejamento de suas aplicações na Casa. Nossa expectativa é gerar ainda mais sustentabilidade e eficiência na utilização da infraestrutura e dos recursos humanos e financeiros disponíveis”, complementou a presidente da comissão.
No arquivo da Câmara Municipal de Aracaju trabalham cinco servidores. A colaboradora mais antiga no setor é Francielly Rozendo. Ela trabalha no arquivo há cinco anos e explica a rotina de trabalho na unidade. “A demanda é sempre maior no final e no início do ano, quando são feitos os balancetes e levantamentos dos setores da Câmara. Tudo que é pertinente ao ano anterior é enviado ao arquivo. Recebemos portarias, folhas de funcionários, contracheques, projetos de lei, ofícios, guias de tramitação, protocolos. Analisamos a lista de documentos e catalogamos por ano e ordem alfabética. Sendo o caso de ser digitalizado, guardamos e colocamos o documento na fila de digitalização. Quando a documentação não necessita ser digitalizada, ou porque já foi digitalizada no setor de origem ou porque não é pertinente para o site da transparência, empilhamos e colocamos dentro de uma caixa discriminando o ano, assunto, tema e o setor que enviou e, então, armazenamos em um de nossos armários”.
Tecnologia aliada a Sustentabilidade
Anterior à elaboração do PLS, a implementação do Sistema Eletrônico de Apoio ao Processo Legislativo – SAPL, em 2009, proporcionou mais eficiência e transparência de informações, assim como uma gestão documental mais sustentável. O sistema vem se aprimorando com o passar dos anos, o que é evidenciado e fomentado no Plano de Gestão de Logística Sustentável da CMA. De acordo com o plano, medidas como essa contribuem não só para uma significativa economia de papel, como também facilitam a organização e o controle dos processos internos.
“Até 2019, na realização de protocolo legislativo, era necessário apresentar uma via da matéria para correção, três vias corrigidas e uma via do recibo de cadastro no SAPL. Ou seja, para protocolar, por exemplo, uma indicação – em que normalmente se utiliza apenas uma página – eram necessárias pelo menos cinco folhas. Em 2019, que foi o último ano em que o protocolo foi realizado inteiramente presencial e em papel, foram protocoladas 4.612 indicações, representando, no mínimo, 30.735 folhas de papel A4 impressas. Se forem somados os outros tipos de matérias legislativas, que contam com um número muito maior de páginas, às vezes centenas, como os projetos de lei orçamentária anual que podem demandar a anexação de documentos específicos, a economia dos últimos anos foi de milhares de resmas de papel A4, somente nas atividades legislativas do Parlamento Aracajuano”, traz o tópico 4.1 do PLS: Compras, Contratações e Usos Sustentáveis de Recurso. Além disso, em 2021 a CMA adotou o sistema eletrônico 1Doc para processos administrativos e legislativos, uma plataforma digital que possibilita aos colaboradores gerenciar documentos e fazer solicitações e processos internos.
Os anos de trabalho de Francielly Rozendo no setor permitem uma análise a respeito da implantação dessas ferramentas digitais para gestão e tramitação de documentos e seus impactos no arquivo da instituição. “Notei que a quantidade de documentos enviados ao arquivo diminuiu depois do 1Doc. Ainda chega uma quantidade significativa de documentos, mas em uma quantidade menor em relação à quando não tínhamos essa ferramenta. Esses documentos estão sendo digitalizados no local de origem e, muitas vezes, são enviados pelo próprio 1Doc, sem necessitar de impressão”, observou Francielly.
A servidora Lueli Guedes, que também trabalha no arquivo da CMA, ressalta o valor histórico do acervo documental. Segundo ela, o local abriga registros do início do século XX que testemunham a história da Casa legislativa aracajuana. “Temos livros históricos que relatam o início da história da Câmara Municipal de Aracaju, são livros importantes que falam da vida e renascimento da instituição. Nosso trabalho é muito importante, é preservar a memória e o patrimônio histórico da Casa e da população aracajuana”.
Plano de Gestão de Logística Sustentável da CMA
O PLS é uma ferramenta de gestão e governança que permite estabelecer e acompanhar práticas de sustentabilidade e de racionalização voltadas para a melhor eficiência do gasto público e da gestão dos processos de trabalho no âmbito da CMA. Ele pode ser acessado no site da CMA. Na aba CMA Sustentável, estão sendo publicadas as matérias produzidas pela Agência de Notícias da CMA relacionadas ao PLS. A página também publicará relatórios de resultados e as futuras edições do plano.