Setor de arquivo da CMA realiza visita à Alese
Foto: Camila Farias
Nesta terça-feira (09/07), o setor de arquivo da Câmara Municipal de Aracaju (CMA) realizou uma visita ao setor correspondente na Assembleia Legislativa do Estado de Sergipe (Alese).
Verena Dalton, presidente da Comissão voltada à Sustentabilidade da Câmara de Aracaju, explicou que “a visita tem o intuito de promover uma troca de experiências, compartilhamento de conhecimento entre os servidores dessas casas legislativas e principalmente apresentar uma outra realidade, uma outra infraestrutura, outro modo de funcionamento. Isso serve para nos inspirar e promover o aprimoramento dos serviços”, reforçou.
A presidente da Comissão também apontou que há uma preocupação em promover uma melhoria da gestão de documentos, que, inclusive, faz parte da Matriz 5 do Plano de Logística Sustentável. “A sustentabilidade tem muitos outros aspectos, como o econômico, ético, jurídico e nossa preocupação é promover uma economia de recursos públicos em todas as áreas, inclusive, os recursos extraídos na natureza”, ressaltou.
A coordenadora do setor de arquivos da Alese, Adriana Santos Lima, reforçou que é fundamental que as instituições públicas realizem parcerias. “ Temos buscado aprimorar nossas atividades, e quanto mais inovamos, mais crescemos e conseguimos chegar até o cidadão. O setor do arquivo é muito importante porque o que acontece em uma Casa Legislativa faz parte do interesse público e quando o cidadão tem dúvida sobre o que ocorreu, pode realizar a consulta por meio do arquivo”.
A assistente administrativa da CMA, que atua há 04 anos no setor de arquivo da Casa legislativa municipal, Francielly Rozendo, participou da visita ao setor de arquivo da Alese e explicou que o setor tem passado por modificações após a mudança de prédio. “Com essas mudanças, descobrimos a necessidade de reorganizar o arquivo novamente. Estamos retomando agora, após a pandemia, o processo de digitalização do arquivo, e nessa digitalização nós estamos adaptando a outras logísticas, identificando a guarda dos documentos e os processos de conservação. Essa ideia de visitar outras instituições do estado e da prefeitura também nos ajuda a verificar os processos de adaptação, entender o processo de descarte, estabelecer uma tabela de temporalidade e agregar novas ideias”.
Sobre a gestão de documentos da CMA
A matriz 5 do Plano de Logística Sustentável da Câmara de Aracaju trata da gestão de documentos e tem a finalidade de aperfeiçoar e racionalizar o arquivamento documental associado às atividades legislativas e administrativas. As ações envolvem a pesquisa de soluções para aprimoramento da gestão dos acervos digital e analógico, inclusive por meio de parcerias institucionais.
Além disso, as ações propõem a retomada da digitação do acervo do arquivo, além do aperfeiçoamento das regras de guarda/arquivamento de documentos físicos.